第一章 总则

第一条 为进一步提高学校档案管理工作水平，充分发挥档案在学校事业发展中的作用，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》（2020年修订）、《中华人民共和国档案法实施条例》（2024年公布）、《高等学校档案管理办法》《安徽省档案条例》《安徽省高等学校档案管理实施办法》和《艺术档案管理办法》，结合我校实际，制定本办法。

第二条 本办法所称的档案，是指我校从事教学、科研、管理以及其他各项活动所直接形成的对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物、电子等不同形式和载体的历史记录。

第三条 坚持“党管档案”原则，加强学校党委对档案工作的领导。坚持集中统一管理制度，维护档案的完整与安全，便于学校各方面利用。

第四条 档案工作是学校重要的基础性工作，学校应当加强对档案工作的领导和管理，将其纳入学校整体发展规划和年度工作计划，从人力、财力、物力等方面保证档案工作开展的需要。

第五条 学校档案工作接受安徽省档案局（省档案馆）、省教育厅的业务指导、监督和检查。

第二章 管理体制、机构设置与人员配备

第六条 学校设综合档案室，综合档案室既是学校档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用本校档案资料的支撑机构，对全校的档案事业实行统筹规划、组织协调、监督和指导。

第七条 学校档案工作在党委领导下开展，成立由党委主要负责人任组长的档案工作领导小组，其主要职责是：

（一）贯彻落实国家关于档案管理的法律法规和方针政策，审议学校档案工作规章制度；

（二）负责将档案工作纳入学校的整体发展规划和年度工作计划，研究学校档案信息化建设工作；

（三）推进学校档案事业的建设与发展，听取学校综合档案室工作汇报，及时研究、解决档案工作中出现的重要问题，落实人员编制、档案库房和发展档案事业所需的设备，改善档案工作条件，使档案工作与学校的其他各项工作协调发展。

（四）研究讨论学校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

领导小组下设办公室，办公室设在校办公室。

第八条 学校综合档案室隶属于办公室，其主要职责是：

（一）贯彻执行国家和省有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；

（二）拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；

（三）负责收集、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案(含实物档案)及有关资料；

（四）编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；

（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

（六）开展档案的开放和利用工作；

（七）开展学校档案工作人员的业务培训；

（八）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；

（九）开展国内外档案学术研究和经验交流活动；

（十）对学校所属机构的档案工作进行监督和指导。

第九条 学校各处级单位为文件材料归档单位，单位主要负责人分管本单位的档案工作，并设兼职档案员1-2名。各单位应当保障兼职档案员完成档案工作必需的时间和条件，督促其将本单位应当归档的文件材料按时移交学校综合档案室。档案移交工作作为年度考核的一项重要内容。

第十条 档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。专职档案人员一般应具有国民教育系列大专及以上学历。

第十一条 专职档案工作人员实行专业技术职务聘任制。各部门兼职档案人员应当保持相对稳定，并负责做好本部门文件材料的形成、积累和归档工作，主动接受学校综合档案室的业务指导和督促检查，确保归档文件材料的完整、准确和系统。

第十二条 对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，学校应当按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施，防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇。

第十三条 对档案人员中的涉密人员，学校应当按照相关法律法规的有关规定予以审查批准，并根据学校实际，参照相关标准予以补助。

第三章 档案管理

第十四条  学校建立、健全档案工作检查、考核与评估制度，保证档案工作与其他各项工作实行“四同步”管理，即布置、检查、总结、验收各项工作时同时布置、检查、总结、验收档案工作。

第十五条 纸质文件材料和电子文件材料实行同步归档。文件材料的归档范围是：

（一）党群类：主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。

（二）行政类：主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议记录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。

（三）学生类：主要包括学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

（四）教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》（〔1987〕教办字016号）的相关规定执行。

（五）科研类：按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》（国档发〔1987〕6号）及《科学技术研究课题档案管理规范》（DA/T2-1992）执行。

（六）基本建设类：按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发〔1988〕4号）及《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）执行。

（七）仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在人民币20万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中形成的文件材料。

（八）艺术生产类：主要包括学校在艺术创作、艺术演出、文化交流、服务社会等过程中形成的文字、图表、声像、实物等不同形式的文件材料。

（九）出版物类：主要包括学校编辑出版的报刊、其他学术刊物等。

（十）外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

（十一）财会类：按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》(财政部 国家档案局第79号令)、《电子会计档案管理规范》 (DA/T94-2022)和安徽省财政厅、安徽省档案局印发的《安徽省会计档案整理要求及案卷格式》(财会字〔2017〕309号)执行。

（十二）干部人事类：纳入高等学校管理的教职工人事档案按中共中央组织部《干部人事档案材料收集归档规定》（中组发〔2009〕12号）执行。

第十六条 学校实行文件材料形成单位（部门）、课题组立卷归档制度。全校各处级单位均系立卷单位，由各单位统一立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，交本单位负责档案工作的兼职档案员检查合格后按时向学校综合档案室移交。

第十七条 归档的纸质文件所使用的书写、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2016)执行。

第十八条 归档时间与质量要求

归档时间具体如下：

（一）按年度归档的部门，应在次年6月底前归档。

（二）按学年度归档的部门，应在当年10月底前归档。

（三）科研类档案应在项目验收后2个月内归档。

（四）基建类档案应在项目竣工验收后3个月内归档。

（五）仪器设备类档案应在验收后的6个月内归档。

（六）财会类档案由档案生成单位保管2年后移交学校综合档案室。

（七）声像材料包括光盘、照片、录音（像）带。归档时照片必须有文字说明，无底片的重要照片，应进行翻拍复制；录音（像）带也必须附有文字说明，并注明责任者、形成时间、内容等，归档的声像档案应当图像清晰、音质良好；归档时间为材料形成的当月底前。

（八）各立卷单位形成的实物材料（包括学校各项活动中形成的有纪念意义的物品，学校对外交流中的受赠纪念品，以及有收藏价值的教学科研设备、设施以及其他有保存价值的实物等）应即时送交学校综合档案室统一归档保存。

（九）学生类档案应当于新生入学后的两个月内归档。

（十）干部人事档案材料由干部、人事相关部门审核把关，档案不齐全、不符合要求的不予归档。符合条件的按照干部人事档案材料收集归档规定：在材料形成之日起一个月内按要求归档。

质量要求具体如下：

归档文件材料应齐全完整；纸质文件材料应为原件；上级来文与文件处理单并存，本校文件与文件签发单、定稿并存，正文与附件并存；本校形成的文件材料用纸应规范，书写、打印、用印等应用耐久材料，字迹、印信等应清晰、完整；文集、论文等装订应采用线装或无线胶订。

第十九条 学校有关单位在对科研成果、产品试制、大型仪器设备、基建工程等进行鉴定、开箱、验收时，应会同综合档案室对应归档的文件材料加以审查，并及时归档。

第二十条 学校综合档案室按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》，结合学校实际，确定档案材料的保管期限。对保管期限已满，已失去保存价值的档案，经鉴定并登记造册报学校批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第二十一条 学校各处级单位在教学、科研及管理活动中形成的有保存价值的各种载体的文件材料，必须按规定向学校综合档案室移交，任何单位和个人不得据为己有或拒绝归档。否则，追究相关人员及其单位主要负责人的责任，在学校年度考核中予以体现，并视情节轻重给予不同处分，直至追究刑事责任。

对于个人在非公务活动中形成的重要文件材料，学校综合档案室可以通过征集、代管等形式进行管理。学校鼓励个人（特别是有重大贡献和取得重要成就者）在非公务活动中形成的文件材料以捐赠或代管的方式移交学校综合档案室，学校给予适当奖励。

学校综合档案室对于与学校有关的各种档案史料的征集，应当制定专门的制度和办法。对散落在社会上的对学校或社会有重要价值的或对学校有重大贡献的个人所有的档案，应由学校出资征集保存。

第二十二条 学校综合档案室应加强对涉密档案的管理。未经保密委员会办公室主任批准，任何人不得查阅涉密档案。关于涉密档案密级的变更和解密，需严格按照《中华人民共和国保密法》及其实施办法的相关规定办理。

第二十三条 学校综合档案室应当对档案进行整理、分类、鉴定和编号。遵循档案分类规则，按照《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》,结合学校实际，编制学校档案分类大纲和编号方案。归档的文件材料必须依照档案分类大纲和编号方案以及部门归档的原则，由文书部门或业务部门进行分类、编目和编号。

第二十四条 学校综合档案室应当采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。

第二十五条 在国家需要时，学校综合档案室应当在完备手续的情况下提供所需的档案原件或者复制件。

第二十六条 学校与其他单位分工协作完成的项目，学校综合档案室应当至少保存一整套档案。

第二十七条 学校综合档案室应当建立健全有关规章制度，加强档案库房的技术管理工作，并明确专人负责。

档案专职人员必须严格执行档案接收、管理和借阅制度，及时做好登记，随时入库。

第二十八条 学校综合档案室要对室藏档案进行定期安全检查，档案库房要明确责任安全管理，切实做好档案的防火、防盗、防鼠、防高温、防潮、防虫、防尘、防有害气体“八防”工作，确保档案的实体安全和信息安全。对破损、褪色的档案及时采取补救措施。未经批准，非档案专职人员一律不得进入库房；未经批准，任何人员不得私自将档案携带出综合档案室。

档案工作如发生突发事件，综合档案室应当按照《档案工作突发事件应急处置管理办法》的规定，立即向学校主要领导报告，并根据指示，启动学校档案工作应急预案，及时处理。

第二十九条 学校综合档案室应认真执行档案统计年报制度，并按照国家有关规定报送学校档案工作基本情况统计表。

第四章 档案的利用和公布

第三十条 学校综合档案室应当按照国家有关规定公布档案。未经学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。

属下列情况之一者，不对外公布：

（一）涉及国家秘密的；

（二）涉及专利或者技术秘密的；

（三）涉及个人隐私的；

（四）档案形成单位规定限制利用的。

第三十一条 学校综合档案室应采取多种措施，积极开发档案信息资源，加强档案编研工作，主动为学校中心工作和其他各项工作服务。

第三十二条 任何单位和个人查阅学校综合档案室保存的档案原件，均须出示单位介绍信或持有个人身份证等合法证明，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用综合档案室已公布的档案。境外组织或个人需利用学校档案的，应按照国家有关规定办理。

第三十三条 查阅、摘录、复制未开放的档案，应当履行审批程序。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或者本人同意，必要时报请分管校领导审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学校保密委员会批准。

第三十四条 学校综合档案室提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，应当履行审批程序批准。办公室是学校出具档案证明的唯一机构。加盖学校印章的档案复制件，与原件具有同等效力。

学校综合档案室应为校内外利用档案创造便利条件，凡用于学校工作或公益目的的，不得收取费用；用于个人或者商业目的的，可以按照有关规定合理收取费用。

社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，学校综合档案室应无偿并优先提供。

第三十五条 寄存在学校的档案，归寄存者所有。学校综合档案室如果需要向社会提供利用，应当征得寄存者同意。

第三十六条 学校综合档案室应当设立专门的档案阅览室，并编制必要的检索工具(著录标准按《档案著录规则》(DA/T18-2022)执行),提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南、计算机查询系统等，为社会利用档案创造便利条件。

第三十七条 认真做好校史编研与展览工作，使其成为爱国荣校教育基地和展示学校形象的重要窗口。采取多种形式(如举办档案展览、陈列、建设档案网站、国际档案日宣传等),积极开展档案宣传工作。

第五章 条件保障

第三十八条 档案工作所需要的经费单独立项，列入学校预算，以保证档案工作需要。学校应根据需要划拨资金，用于档案工作所需的装具、设备及人员培训。

第三十九条 学校应当提供专用的、符合档案管理要求的档案库房。设立专门库房存放涉密档案。具体标准按照《档案馆建设标准》(建标103-2008)和《档案馆建筑设计规范》(JGJ25-2010)执行。配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物、防磁等必要设施，存放声像、电子等特殊载体档案。档案库房要自成体系，留有存储空间，应满足今后二十年学校档案保管的需要。

第四十条 学校应当为综合档案室及各单位配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆建设，保障档案信息化建设与学校智慧校园建设同步进行。

第六章 奖励与惩罚

第四十一条 学校对在档案工作中作出下列贡献的单位或个人，给予表彰与奖励：

（一）在档案收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；

（二）在档案保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；

（三）在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；

（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给校综合档案室的；

（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。

第四十二条 有下列行为之一的，学校应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法依规给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

（三）涂改、伪造档案的；    

（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；

（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

（六）其他违反档案法律法规的行为。

第七章 附 则

第四十三条 本办法由学校办公室负责解释。

第四十四条 本办法自印发之日起施行。原《安徽艺术学院档案管理办法》（院政〔2020〕48号）同时废止。