第一章 总 则
第一条 为实现学生档案管理的动态化、标准化、规范化、科学化，确保学生档案的安全，充分发挥学生档案在学生管理工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》《普通高等学校学生管理规定》及相关文件，结合学校实际，制定本工作规范。
第二条 学生档案是指学校按照国家招生政策及有关文件规定招收的接受普通高等学校教育的本科生和研究生的个人档案，是记载学生在校期间的思想、学习、工作、生活、遵守校规校纪和法律法规等情况的原始材料。
学生档案管理是指学校对学生档案材料的收集、整理、归（建）档、保管、利用、转递等相关管理工作。
第三条 学生档案管理工作实行学校归口管理、各学院（培养单位）和相关职能部门密切配合的管理制度。由学校统一领导，各学院具体负责管理本单位的学生档案，同时接受学校综合档案室的监督和指导。
学生处就业指导中心归口管理国家招生政策及有关文件规定招收的接受普通高等学校教育的在籍全日制普通本科生的档案。
学校综合档案室负责学生档案保管工作，落实国家和学校档案管理规定，建立学生档案管理规范，检查和指导全校学生档案的管理工作。
各学院（培养单位）按照学校规定对在校学生档案进行审查、整理、补充、完善、移交和相关日常管理。
学校相关部门和单位（组织部、教务处、学生工作部、团委等）根据工作职责，协助做好学生档案材料的收集、整理、归档、转递等工作。
第二章 学生档案的内容
第四条 学校学生档案包括以下材料：
1.新生档案材料：包括高中档案（含高中学籍表、高中毕业生登记表、学年鉴定表、综合素质评价表等）高考档案（含高考报名登记表、高考体检表、高考志愿表等）、中学期间入团材料（其中入团志愿书进档，团员证及组织转接手续不进档）、入学登记表（学生本人填写后入档）；
2.学籍材料：本科生学籍登记表，学位授予决定、论文答辩材料等；升级、留级、休学、退学、复学、转学、转专业、出国、死亡等材料证明；
3.学习材料：在校期间的课程成绩单、第二课堂成绩单、辅修课程成绩单、结业与肄业学生成绩单等；
4.组织材料：入团志愿书；入党申请书、志愿书，自传、入党积极分子考察表、政审材料、思想汇报、预备党员转正申请书及党团组织建设上形成的其他材料；参加民主党派的申请书、登记表等材料；
5.毕业生材料：高等学校毕业生登记表、学习成绩单、学位证明、教师资格认定材料、毕业生就业通知书存根、诚信档案卡及其它可供组织参考有保存价值的材料；
6.奖惩材料：在校期间形成的校级及其以上奖励证明、处分文件；
7.学生变更姓名等个人信息材料；
8.体检材料：入学体检表等；
9.可供组织参考的、具有保存价值的重要材料；
10.应当归档的其他材料。
第三章 学生档案的收集和整理
第五条 新生入学后，各学院（培养单位）应在规定期限内，依据新生档案和其他材料，对新生资格进行审查。发现档案材料不齐全的，应及时向该生原所在学校或单位催调补齐。
确因客观原因无法补齐的，应在该生档案目录上做出标注，并在档案移交时进行说明。
第六条 新生资格审查完毕后，由各学院（培养单位）对新生档案进行初步整理、归档，建立学生档案，待新生正式取得学籍后，各学院（培养单位）将新生档案按班级、学号顺序排好集中移交学校综合档案室保管，综合档案室按学生学籍情况统一立卷归档、集中规范管理。
第七条 各相关部门应支持二级学院（培养单位）随时收集、整理学生培养过程中形成的学生档案材料，各学院（培养单位）及时联系综合档案室，在综合档案室指导下，各学院指派学生档案工作人员负责整理、归档。
第八条 各部门和单位提供的各类归档材料必须是办理完毕、手续完备的正式有效文件。
（一）归档材料应当完整、真实，文字清晰，对象明确，有形成材料的主办部门（单位）及日期。凡规定由组织审查盖章的，应当加盖公章。规定要同本人见面的材料（如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等），应当有本人的签字；特殊情况下，本人见面后未签字的，可由组织注明。个人文字材料应当有本人签字。
（二）入学登记表、各类成绩单、学籍表、学位授予决定、论文答辩材料、毕业生登记表应归档两份，一份放入学生个人档案，一份留存学校综合档案室。学生奖惩材料应当真实完整地归入学校文书档案和学生本人档案。各学院应打印党员信息采集表留存学校综合档案室。归档材料有电子版的还应提交电子档案材料。
（三）归档材料应使用规范的办公用纸，文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水和复写纸书写。归档材料应当是原件，特殊情况存入复印件的，应当在复印件上注明原件保管单位，并加盖公章。
第四章 学生档案的管理
第九条 学生档案管理中严禁弄虚作假，严禁学生或其他个人私自携带、领取学生档案。
第十条 学校综合档案室对各学院负责整理的档案材料建立严格的登记制度，档案材料应及时装入学生本人档案袋，避免错装、混装和漏装，严防档案材料丢失。
第十一条 学生档案袋须使用学校统一印制的档案专用袋。所有归档材料严格按照档案袋封面顺序整理，并在封面相应位置标注材料内容和份数。
第五章 学生档案的借阅
第十二条 各学院及相关部门因工作需要查阅、摘抄、复制学生档案中有关材料的，必须经过办公室主要负责人批准和履行登记手续，并在综合档案室进行查阅。
第十三条 学生档案原则上不外借。如有特殊情况必须借出使用时，要由借阅单位开具借阅函，说明借阅理由，注明归还时间（借阅期限不超过一周），经办公室主要负责人批准同意后方可借出。
第十四条 任何学生不得查阅或借阅本人或他人档案。
第十五条 查阅或借阅学生档案时，必须严格遵守保密制度，严禁丢失、损坏、涂改、圈划、批注、撤换、抽取和增添档案材料等情况。如出现上述情况，责任由借阅人负责。
第六章 学生档案的转递
第十六条 毕业生档案的转递，由就业指导中心负责，各学院（培养单位）配合。
第十七条 学生毕业、结业、肄业、转学、退学、出国或死亡等学籍变动发生后，学生学籍管理部门应及时通知就业指导中心，联系综合档案室办理移交登记手续，由学生处就业指导中心办理档案转递手续。
第十八条 学生档案转递应办理登记手续，由就业指导中心填写“转递通知单”，通过邮政机要通信或邮政EMS途径或其他学生档案专用途径转递档案，一般不得由本人自带，必要时可派专人送取档案。
第十九条 档案接收单位到校调取学生档案必须持有公函，并由调取人签名。
第二十条 学生本人自档案转出后一个月，应及时到新的档案主管单位查询档案到达情况，以防丢失。
第七章 附 则
第二十一条 本工作规范自公布之日起施行，由办公室负责解释。
