各教学机构、各部门：
为准确、完整、系统地收集保存学校在2021年度工作中形成的文件材料，根据《安徽艺术学院档案管理办法》（院政〔2020〕48号）和《安徽艺术学院文件材料归档范围和保管期限表》（院政〔2020〕49号）有关规定，现就做好移交归档工作通知如下：
一、归档范围
1.凡属2021年1月1日至12月31日期间，学校党政管理、教学、科研、学生管理、外事、财务管理、资产与设备管理、基本建设、出版等各项工作中形成的具有保存价值的文件材料，均应归档。
2.2021年度学校各单位收到的上级及业务主管部门下发的与针对本校的文件材料（需原件）。
3.归档的文件材料包括纸质材料、照片册和相应的电子文件、数码照片、音视频等其他载体文件材料。学校各类行文、重要活动（会议）要实行纸质件与电子件双套制立卷归档。
4.各单位获得的厅级以上证书、奖牌、奖杯、奖状、锦旗、光荣册，重要题词以及在校际交流中获赠的具有保存价值的实物应随相关纸质文件同时归档。
5.各单位在2021年度举办的重大活动、专项重要工作（如综合考核、审计、巡视、疫情防控等）形成的、具有保存价值的各类文件材料，要按活动、工作内容立专题卷归档。
二、归档要求
1.文件类的归档材料以件为单位归档。校内发文的排列顺序为：正本—签批单—底稿，正文须加盖发文单位公章。底稿须使用碳素黑笔书写，不得使用圆珠笔、铅笔等；上级来文的排列顺序为：文件处理签—正本；OA办公系统中形成的电子文件要求纸质、电子双套制归档。
2.区分保管期限，各单位自行统计本单位归档材料数量，填写《安徽艺术学院归档材料移交数量统计表》（见附件1），一并移交档案室。
3.归档材料应是原件，复印件原则上不得归档。各类文件材料用纸大小一律采用国际标准A4型。归档的文件材料要求字迹清晰、用纸规范，使用传真纸打印的文件须复印，原件同复印件一起归档。计算机打印的文件材料须使用激光打印、不得使用喷墨打印、色带打印。凡不符合归档要求的文件材料,必须按要求进行整理后方可移交。
4.归档材料必须齐全完整，如正本与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件等，均应齐全完整归档，不得遗漏和散失。兼职档案员在整理过程中要逐卷（件）检查，不得缺项、漏项，不要把属于一个内容的档案材料人为地分割开或遗漏。
5.文件材料无论单面或双面，只要有书写文字，都要一面编写一个页号(空白面不编号)；页号的位置在每页材料的右上角（反面为左上角），页码编写要求采用2B铅笔书写，不漏号不重号。
6.电子文档须与纸质文件同时归档，标明与纸质文件相符的标题及时间，并刻录光盘，确保与纸质文件完全对应。在移交归档材料的同时移交对应的纸质版和电子版文件材料移交归档清单。
7.科研材料一人一卷进行整理、立卷，保持档案的成套性、完整性。
8.报表、名册、图册等已装订并符合装订要求的材料，以册（本）为单位移交。
9.实物类归档材料（印章、证书、奖杯等）、声像类归档材料（照片、图片、音视频等）须标明事由（事件）及时间、地点、人物等要素。
10.各学院须加强组织领导，做好应届毕业生登记材料收集工作。
三、移交时间
各教学单位、各部门在职能范围内形成的已办结的所有材料，于2022年11月15日前移交学校档案室。
四、移交程序
1.移交验收：文件材料归档时，交接双方必须当面验收。检查文件材料是否齐全、完整，排列、书写是否符合要求，标题是否确切。凡不符合规定者，验收不予通过，并限期改正后重新归档。
2.移交手续：归档单位移交文件材料时需提前填写《安徽艺术学院文件材料归档移交清单》（见附件2），移交清单一式两份，纸质和电子双套，交接双方签字并加盖所在单位印章后各留一份备查。在案卷（文件）题名栏中，务必编辑清楚文件主题内容，若附件不能明确材料内容，需另附说明材料的，请注明移交单位、移交单位负责人以及移交时间。
各单位在收集整理及归档移交过程中如有疑问，请咨询档案室（综合楼八楼档案室），联系人：夏莲春，联系电话：64400115。
附件：1.安徽艺术学院归档材料移交数量统计表
2.安徽艺术学院文件材料归档移交清单
安徽艺术学院
2022年9月29日
